多忙な広告代理店で、仕事を効率化できるWeb特命係の価値とは
Web特命係は、多岐にわたる依頼に応えてもらえるビジネスの相棒
黒臼洋蘭園は、創業39年の歴史を誇る、国内最大級の胡蝶蘭専門農園です。直営2店舗とオンラインショップで販売を行い、品質とサービスの評価が高く、農林水産大臣賞を受賞しています。また、2009年には天皇陛下や皇太子殿下のご来園もあり、メディアからも注目を集めています。
取材にご協力いただいた方
有限会社黒臼洋蘭園
HP: https://kotyou.net/
常務取締役
黒臼一聡様
記事作成のために弊社のライターが直接お伺いもさせていただいており、胡蝶蘭について今まで知らなかった事をこちらも勉強させていただいております。
お祝いのシーンなどで、高品質の胡蝶蘭をぜひおすすめしたいです。
社員の急な長期休暇でもWeb特命係で困難を乗り越えられた
まずは、Web特命係の導入背景を教えて下さい。
弊社にWebサイトのコーダーがいたのですが、体調を崩して長期で休むことになったのです。その時に、急遽代わりの担当者が必要になったので、色々調べていた時にランサーズでWeb特命係を知りました。一括していろんな作業をやってくれる点に興味が湧いたのと、弊社と同様のネットショップを持つ会社が高評価のレビューをしていたのが印象的で、問い合わせをして直ぐに導入しました。
初めはコーダー担当が復帰するまでの間お願いする予定だったのですが、結局復帰せずに辞めてしまったので、今でもWeb特命係は相棒のように利用させてもらっています。
フリーランスの依頼は検討されなかったんですか？
以前フリーランスの方に依頼したこともありますが、コミュニケーションがうまく取れずに思うように業務が進められませんでした。
他にも、担当していた方ができなくなった場合、別の方に頼まないといけないので、その度に、繰り返し説明するのが大変でした。
一方で、Web特命係では、作業する方をまとめる専属の担当者がいるので、その心配がありません。初めは説明不足で、担当者の方にうまく伝わらなかったこともありましたが、何度も依頼を重ねるうちに、関係性が構築されて、スムーズに依頼ができるようになりました。
今では同じ依頼をする時は、細かな指示を出さなくても、通じるような関係性になっています。
サービス導入後、何か変化はありましたか？
導入した時は、取り急ぎ困っていたコーディング業務のみをお願いしていたのですが、現在では、ライティングや保守に至るまで、幅広く依頼していて、Web特命係はなくてはならない存在となっています。時間単位で依頼できるので、必要な時間分だけ請け負っていただけてる点では、コスト削減に繋がっていると思います。
今後も内製化するのではなく、外部の方との協力を通じて、現状を拡大していく方向で考えております。
複数の作業を同時に依頼できることで時間と労力を大幅に削減
Web特命係で幅広くご依頼いただいていますが、良かった点を教えて下さい。
弊社では、現在ホームページの他、楽天、Amazon、ECモールなど、合計6サイトを運営しています。その為、同じ時期にホームページとネットショップの修正が必要で、同時に依頼することもあるんですが、複数の業務を同時に進められるという点は、非常にメリットだと思います。
もし、社内で一人の担当者にお願いする場合、1人ができる作業量が限られている分、優先順位をつけて一つずつ進めなければいけません。それだと、どうしても時間がかかってしまいますので、複数の作業を同時に進められるというのは本当に有り難いです。更に、Web特命係で複数の作業を依頼する時は、専属の担当者一人に依頼するだけで、その後の作業担当者への指示出しや管理もしてくれるので、社内でやるより時間も大幅に削減できていると思います。
ありがとうございます。
他に何かお役に立てたことはありますか？
1月〜2月に、ネットショップのサイトリニューアルを依頼したのですが、この作業は繁忙期になる前に終わらせたかったので、専属の担当者の方にお願いしたところ、希望通りに納期重視で、作業の人数や時間配分を調整して進めていただけました。お陰様で、予定通りにサイトリニューアルが出来て、売り上げも昨年の2倍に伸ばすことが出来ました。
全てがサイトリニューアルの成果とは言えませんが、その影響は非常に大きかったので、依頼して本当に良かったです。
Web特命係を利用する上で工夫していることはありますか？
依頼の仕方はできる限り工夫しています。依頼の仕方が曖昧だと、無駄なやりとりが生じてしまうことがありますので、わかりやすく伝えるために、修正する画像のスクリーンショットを共有したり、重要なところは四角で囲ったりして、なるべく一目で、"どこをどうしたいか"をわかるようにしています。
専属の担当者の方も、わからない場合は画像で説明してくれるなど、リモートでのコミュニケーションだからこそ良いやり取りができるように配慮していただいています。
Web特命係は、小規模ビジネスの頼れるパートナー
黒臼さんの中でWeb特命係はどういう方におすすめできますか？
ネットショップや通販事業を行っている小規模な会社や個人事業主の方ですかね。Web特命係は手軽に時間単位で依頼できるので、「ちょっと一部の作業だけ誰かに頼みたい！けど、人を雇う程ではない・・」という時におすすめのサービスです。
もし一人採用する場合、頼める業務はその人の得意なことに限定されますが、Web特命係だと、依頼した作業を得意な人に担当してもらえるので、低コストで高品質な作業が期待できます。作業内容や量によっては、人を採用する方が良い場合もありますが、弊社ではこのスタイルが適していました。
最後に、Web特命係を取り入れた経営で今後の展望を教えてください
弊社の中で、Web特命係は、困ったときの駆け込み寺のような存在です。
必要な作業を依頼するのはもちろん、ちょっとしたサイトのエラーや、分からないことについても対応していただいているので、何かあればWeb特命係に相談するという流れができています。その上、対応できない可能性があることでも、相談したら大抵のことは「できます！」というお返事を頂けるので、今後の新しい施策を考えた時は、相談段階から一緒に、プロジェクトに入ってサポートしていただきたいです。
人材不足でお困りの際は、お気軽にご相談ください。
