多忙な広告代理店で、仕事を効率化できるWeb特命係の価値とは

まずは御社の事業内容について教えてください。

田代様：当社は主に企業の社内イベントやインナーイベントを企画・運営しています。なかでも「運動会」の開催支援をメインとしており、イベントの企画立案から当日の進行管理まで一貫してサポートしています。

具体的には、どのような業務を担当されているのですか？

田代様：私はイベント事業部に所属しており、一般的な営業職に近いポジションです。具体的には、企業様への提案やスケジュール調整、当日の運営などを一手に担っています。イベント事業部は社内で最も人数の多い事業部でもあり、企画から実施まで広く携わるのが特徴です。

社内イベントの規模はどのくらいから対応されているのでしょうか？

田代様：100～200名ほどの社内イベントが多いですが、少ないときは10名程度、また3000名ほどの大規模運動会に対応することもあります。自社でキャンプ場を保有していて、バーベキューやキャンプファイヤーを取り入れたチームビルディングイベントも人気ですね。

依頼を検討している段階で、他の手段と比較はされましたか？

田代様：当社は演者を目指す役者さんの事務所と提携し、運動会MCの経験を積むためにアルバイトに来てもらっています。その関係もあり、その方たちに脚本やマニュアルを書いてもらえないか、とも考えました。しかし、スケジュール調整が難しく、契約上の安定性にも不安がありました。もともと御社とはライティング業務でお付き合いがあったので、新たに大きな手間をかけることなくスムーズに依頼ができて非常に良かったです。

実際にご利用いただいてみて、品質面や課題点についてはいかがでしょうか？

田代様：クオリティ面で助かっています。マニュアルや台本は「最低限抑えるべきポイント」がしっかり押さえられており、会話のたたき台としては十分だと思います。もちろん担当者によってやや完成度の差はありますが、いずれも合格ラインは超えているので問題は感じていません。どなたか抜群にいいものを作ってくださった際には、ぜひフィードバックしたいですね。

今後、ほかに課題として感じている点や追加でお願いしたいことはありますか？

田代様：まず「会場リサーチ」です。コロナ後の需要増や行政ルールの変更もあって、公共施設が取りにくくなっています。社内には会場を探す担当がいますが、急ぎで大量にリサーチしたいときなど、外部に頼めたらさらに業務効率化が進むかもしれません。ほかにも、大量のラミネート加工や名札作成など事務作業のアウトソーシングができると、助かる場面が増えるかと思います。